Hôm nay mình viết bài này với mục đích nói lên nỗi lòng của dân văn phòng (hay còn gọi là dân công sở). Họp hành chắc có lẽ đã trở thành nổi ám ảnh của mọi người từ lâu. Kết hợp với những email được "push" liên tục thì rõ ràng một ngày làm việc 6-8 giờ quả là không đủ.
Vì sao chúng ta phải họp ?
Không thể bàn cãi việc họp là một phần trong quy trình vận hành của một doanh nghiệp. Việc họp giúp chúng ta ngồi lại cùng bàn bạc một vấn đề nào đó cần giải quyết. Hoặc đơn giản là phân chia công việc cho một dự án sắp tới...
Về lý thuyết thì nghe cực kỳ dễ dàng nhưng thực tế đã không như vậy. Những cuộc họp kéo dài hàng tiếng đồng hồ, từ phòng ban này sang phòng ban khác, team này kéo theo team khác.
Cuộc họp hay là nơi để chỉ trích ?
Buổi họp sẽ không có gì đáng sợ nếu như đó là nơi để mọi người cùng chia sẻ, góp ý trong công việc. Thế nhưng nhiều người đã lợi dụng những cuộc họp để chỉ trích, thậm chí là đấu đá, bới móc những điều không hay. Mục đích có thể là do ghét người kia nên làm cho bỏ ghét hoặc tranh thủ hạ bệ đối phương trước mặt sếp.
Bản thân mình cũng không hiểu được việc này. Tất cả mọi người đều làm cùng một công ty, cùng đóng góp công sức của mình vào việc phát triển của công ty. Mọi người đều được nhận lương từ công ty nhưng mỗi cuộc họp thì lại coi như kẻ thù, chia bè kết phái để dập nhau.
Họp hành nhiều có phải là điều tốt ?
Theo khảo sát của People Management, một đơn vị chuyên về giải pháp nhân sự cho biết:
- Thời gian dành cho những cuộc họp trung bình chiếm hết 15% trên tổng thời gian làm việc của nhân viên.
Đó là khảo sát thôi chứ theo mình biết thì nhiều nơi còn hơn con số này nữa.
Thời gian họp kéo dài và quá nhiều là nguyên nhân chính gây mất tập trung trong công việc, hiệu suất làm việc giảm. Có những người "không liên quan" cũng bị lôi vào cuộc họp. Chưa kể đến việc họp cả tiếng đồng hồ mà cuối cùng chốt lại cũng không giải quyết được gì. Mình cảm giác như họp cho có lệ, cho đúng quy trình. Họp để thể hiện quyền lực của người đứng đầu, trưởng phòng, leader team...
Nếu bạn là người đọc nhiều sách về kinh doanh, kỹ năng làm việc thì đa phần các tác giả này đều không ủng hộ với việc họp hành. Ngay cả những người nổi tiếng như ông chủ hãng xe điện Tesla - Elon Musk cũng đồng quan điểm và được giới nghiên cứu công nhận.
Theo anh Musk thì họp hành chỉ là chuyện phí thời gian !
Thật vậy, theo nghiên cứu của PGS.TS Selin Malkoc tại Đại học Ohio cho rằng:
"Tâm lý của chúng ta thường bị ảnh hưởng ngay trước khi cuộc họp diễn ra"
"Khi có sự kiện xảy ra, chúng ta sẽ hình thành tâm lý trì hoãn, muốn có thêm thời gian, dù không thực sự cần thiết. Kết quả, bạn làm được ít việc hơn hẳn so với bình thường."
Không riêng gì ở Việt Nam đâu, trên thế giới mọi người cũng "oải" mấy vụ họp này lắm. Tin mình đi.
Hay
Người Việt nghĩ gì về những cuộc họp ?
Mình trích lọc một số bình luận trên báo chí mà mình thu thập được và hi vọng đó cũng là thay lời muốn nói của chính bạn.
Bản thân mình cũng có thấy rằng nhiều người thích tổ chức cuộc họp hay những người hứng thú tham gia những cuộc họp là vì họ cảm giác rằng mình đang làm việc rất tốt.
Mình cực kỳ ghét và phản đối những buổi họp ngoài giờ hành chính. Đối với mình thời gian làm việc là 8h đến 17h. Sau giờ làm việc mình chỉ muốn làm những việc cho riêng cuộc sống của mình.
Họp thế nào là hiệu quả ?
Trước kia mình làm ở công ty cũ dù vị trí mình là trưởng phòng nhưng mình không có thói quen họp. Một tháng mình chỉ tổ chức họp một lần để tổng kết lại những việc cần điều chỉnh, hay nhắc nhở các thiếu xót của team. Mình hiểu rằng công việc của team là xử lý những ticket chuyên môn, tiếp xúc và xử lý kỹ thuật cho khách hàng. Nên không lí do gì mình phải triệu hồi các cuộc họp không cần thiết. Ngoài ra team cũng đã có công cụ "Task Manager" và mình chỉ việc phân công và xem report trên đó.
Là team kỹ thuật nên mình luôn luôn chọn họp vào sáng thứ Bảy. Sau khi họp xong là đến thủ tục lai rai. Mình trích quỹ team ra mua đồ ăn và bia lai rai từ 12h trưa đến chiều. Vì vậy mà cứ mỗi tháng họp anh em đều có mặt vui vẻ.
Hiện tại khi làm công ty mới mình vẫn duy trì như vậy. Đối với mình việc cắt bỏ những cuộc họp sẽ giúp mọi người tập trung vào đúng phần việc của mình hơn.
Một số tính chất cần lưu ý khi tổ chức cuộc họp:
- Tập trung vào vấn đề, đừng lan man.
- Cuộc họp nên nhanh, gọn, lẹ và giới hạn 30 phút thôi còn làm việc khác.
- Họp trong tâm thế xây dựng, đóng góp, đừng chỉ trích.
- Đừng bao giờ họp sau giờ làm, hãy tôn trọng cuộc sống của người khác.
Có một bạn nữ xinh xắn góp ý thêm với mình: Trong cuộc họp đừng nói đạo lý :)
Tổng kết
Mình nghĩ đa phần những cuộc họp kinh khủng xảy ra do cách người quản lý chưa tốt. Đó cũng là một kỹ năng cần có mà người quản lý nên học hỏi và cải thiện. Hy vọng những chia sẻ của mình giúp các bạn giải tỏa tâm trạng sau một ngày làm việc thật nhức não.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của mình.
